In diesem Artikel stellen wir dir die häufigsten Fragen rund um die Abrechnung von Mitarbeitendenkonten zusammen
Inhalte auf dieser Seite:
Wann fällt die Onboarding- bzw. Startgebühr pro Person an?
Ab wann wird die monatliche Service-Gebühr für die Flatrate in Rechnung gestellt?
Wieso kann die monatliche Service-Gebühr bereits vor der Startgebühr fällig sein?
Für eine/n Mitarbeitende/n wurden Gebühren berechnet, obwohl wir die Benefits beendet haben
Wann fällt die Onboarding- bzw. Startgebühr pro Person an?
Die Startgebühr fällt einmalig an, sobald die/der Mitarbeitende das erste Mal einen Benefit erhält. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn die/ der Mitarbeitende erstmalig einen Gutschein erhält.
Die Startgebühr fällt nur einmalig an und nicht jedes Mal, wenn der Mitarbeitende einen neuen Benefit erhält.
Ab wann wird die monatliche Service-Gebühr für die Flatrate in Rechnung gestellt?
Sobald Mitarbeitende mit einem aktiven Arbeitsvertrag im Cockpit angelegt sind, wird die monatliche Servicegebühr für die Flatrate berechnet.
Die Rechnung über mtl. Service-Gebühren wird mit dem frühen Rechnungslauf am Monatsanfang versendet.
Wieso kann die monatliche Service-Gebühr bereits vor der Startgebühr fällig sein?
Du kannst unseren Service in diesem Zusammenhang am besten mit einem Telefonvertrag vergleichen:
Unabhängig davon, ob du wirklich telefonierst oder im Netz surfst, ist deine Nummer durchgängig auf deinen Namen reserviert und deine Flatrates sind hinterlegt. Du kannst jederzeit ohne weiteren Aufwand Anrufe starten oder Nachrichten verschicken.
So läuft es auch bei uns:
Unsere monatliche Gebühr deckt die laufenden Kosten für die Verwaltung und Bereitstellung eines Mitarbeitenden-Accounts ab, unabhängig davon, ob der/die Mitarbeitende bereits einen Benefit erhalten hat oder nicht. So kann direkt bei Anlage z.B. bereits im Voraus alles notwendige eingestellt werden und deine Kollegen können an Tag 1 ihres Beschäftigungsverhältnisses auf einen einsatzbereiten Mitarbeitenden-Account zugreifen.
Für Mitarbeitende werden Gebühren berechnet, obwohl wir die Benefits beendet haben / noch nie Benefits für die Person ausgeschüttet haben, da es sich um einen Verwaltungsaccount handelt
Wenn eine Person (vorübergehend) aus dem Unternehmen ausscheidet oder ein Account rein zu Verwaltungszwecken angelegt wird, empfiehlt es sich, den vollständigen Account in den Stammdaten zu beenden. Dort wird im Bereich "Benefits beenden zum" ein Enddatum eingetragen und per Speichern bestätigt. Für beendete Mitarbeitenden-Accounts entfällt die monatliche Servicegebühr. Auch Die Reaktivierung ist jederzeit möglich. Die Administrationsrechte können auch mit beendetem Account wahrgenommen werden. Wichtig zu beachten: Bei Austritt der verwaltenden Person muss der Benefitpilot-Status dann noch dem Account entzogen werden.
Wenn lediglich der Benefit beendet/pausiert wird, bleibt der Account an sich weiterhin aktiv und die monatliche Service-Gebühr wird weiterhin in Rechnung gestellt.