Wie eröffne ich das SWAN Konto als Account Holder für die Belonio Card?

Wieso ein Swan Konto?

Swan ist einer der technisch führenden Zahlungsdienstleistern in Frankreich. Dieses Unternehmen sorgt für die rechtliche und prozessuale Sicherheit bei Zahlungsabwicklungen rund um unsere Belonio Card.  Swan ist somit Aussteller und Dienstleister für die Zahlungsprozesse der Belonio Card. Sobald bei uns der Onboarding-Prozess beginnt, erhältst du von uns einen Link, worüber du das Swan Konto eröffnen kannst.

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Notwendige Unterlagen für die Einrichtung

• Impressumsdaten / Firmierung bzw. Unternehmensform

• Transparenzregister, wenn nicht klar ist, wer wie viele Anteile an einer Firma hat

• Handelsregisternummer

• USt-ID des Unternehmens

• Steuernummer des Account Holders und des Bevollmächtigten, z.B. Geschäftsführung o.ä.

• Personalausweis des Bevollmächtigten in gescannter Form

• Personalausweis des Account Holders in physischer Form (zur Live-Videoprüfung)

• Mailadresse des Account Holders (= wie im Belonio Cockpit hinterlegt)

• ggf. weitere Mailadressen von zusätzlichen Card-Prozess Holdern (= Personen, die zukünftig Belonio Cards via Cockpit verwalten dürfen = idealerweise Benefit-Piloten)

• Vollmacht für das Bankengeschäft: Bestätigung der Vollmacht des Accountholders zur Kontoeröffnung (Beispiel in unserer Mail vorzufinden)

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Ablauf der Kontoeinrichtung

Schritt 1:

• Standort Ihrer Organisation: Deutschland
• Sind Sie gesetzlicher Vertreter? Entsprechend anwählen
• Um welche Art von Organisation handelt es sich? Entsprechend anwählen

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Schritt 2:

• E-Mail-Adresse entsprechend eintragen (= Mailadresse Account Holder)

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Schritt 3:

• Name der Organisation
• Registrierungsnummer der Firma
• USt-ID der Firma
• Adresse der Firma

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Schritt 4:

• Erfasse Informationen zurGeschäftstätigkeit des Unternehmens:

1. 1. mit Angabe einer Beschreibung des Geschäfts stellt Swan sicher, dass Kundenbetriebe ausschließlich legale Geschäftsvorgänge ausführen bzw. keine illegalen Geschäfte vollziehen (z.B. illegaler Waffenhandel)

   2. das erwartete Transaktionsvolumen des Kontos wird von Swan u.a. zur Kapazitätsplanung benötigt
      👉 Berechnungsgrundlage: Mitarbeiteranzahl × 50 € monatlich
      → das Volumen kann später bedarfsgerecht angepasst werden
      
      

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Schritt 5:

Trage nun Person ein, die im Transparenzregister als wirtschaftlich Berechtigter (UBO – Ultimate Beneficial Owner) aufgeführt ist. Dabei werden folgende Daten benötigt:

• Name, Geburtsdatum & Geburtsort des UBO

• Art der Kontrolle

👉 Wichtig: Ist kein UBO im Transparenzregister verzeichnet, wird der gesetzliche Vertreter als wirtschaftlich Berechtigter eingetragen. Grundlage für diese Angaben ist das Transparenzregister oder Handelsregister.

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Schritt 6:

Lade nun zwei Dokumente hoch:

• Scan eines Identitätsdokuments (Personalausweis o. Reisepass) in Farbe (Vorder- und Rückseite) des im Handelsregister genannten gesetzlichen Vertreters

• Vollmacht, unterschrieben vom gesetzlichen Vertreter

 

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Schritt 7:

Abschließend musst du als Account Holder eine Identitätsprüfung (KYC) am Smartphone durchführen. Es werden Geburtsort, Geburtsdatum und einige weitere Angaben abgefragt.
Zusätzlich scannst du deinen Personalausweis mit deinem Smartphone + machst zum Abgleich ein temporäres Porträt-Foto von dir selbst - hierdurch wird deine Identität von Swan bestätigt.

➡️ mit Abschluss werden alle Daten automatisch an Swan  übermittelt. Wir bei Belonio erhalten zeitnah eine Rückmeldung zum Status von Swan: Es können z.B. Ergänzungen gefordert werden.

✅ 🏛️ Hat alles funktioniert, erhalten wir nun eine Erfolgsmeldung zur Kontoeröffnung!

Schritt 8 (optional):

Soll ein:e (weitere) Benefitpilo:tin Rechte erhalten, über das Belonio Cockpit zukünftig Belonio Cards zu verwalten, muss diese Person ebenfalls angelegt werden.

Dafür wirst du automatisch nach der Aktion am Smartphone über den Computer zu folgendem Screen geleitet:

Klicke links auf den Bereich "Einloggen bei Web-Banking", anschließend auf "Anmeldung zum Online-Banking", wo du dich erneut mit deiner Handynummer verifizieren musst.

Anschließend wirst du in diesen Bereich weitergeleitet:

 

Klicke im linken Seitenleisten-Menü auf "Mitglieder", anschließend auf den lila Button "Neu":

Trage die Daten der Person, die ebenfalls die Belonio Cards verwalten soll, entsprechend ein und wähle bei den Berechtigungen alles außer "Kann Empfänger verwalten" aus.

Nach dem Klick auf "Weiter" wirst du im letzten Schritt aufgefordert, die Adresse der Person einzutragen, sowie ihre Steuer-ID.

Damit erhält die Person eine Benachrichtigung um sich ebenfalls zu identifizieren und der Prozess ist abgeschlossen.