Wie eröffne ich das SWAN Konto als Account Holder für die Belonio Card?

Wieso ein Swan Konto?

Swan ist einer der technisch führenden Zahlungsdienstleistern in Frankreich. Dieses Unternehmen sorgt für die rechtliche und prozessuale Sicherheit bei Zahlungsabwicklungen rund um unsere Belonio Card.  Swan ist somit Aussteller und Dienstleister für die Zahlungsprozesse der Belonio Card. Sobald bei uns der Onboarding-Prozess beginnt, erhältst du von uns einen Link, worüber du das Swan Konto eröffnen kannst.

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Was gebrauchst du an Unterlagen für die Einrichtung?

• Impressumsdaten/Firmierung bzw. Unternehmensform

• Transparenzregister, wenn nicht klar ist, wer wie viele Anteile an einer Firma hat

• Handelsregisternummer

• Ust-ID des Unternehmens

• Steuernummer des Account Holders und des Bevollmächtigten, z.B. GF o.ä.

• Personalausweis digital das Bevollmächtigen

• Personalausweis physisch des Account Holders

• Mailadresse des Account Holders (dieselbe wie die, die bei Belonio im Cockpit schon hinterlegt ist)

• ggf. Mailadressen von weiteren Card-Prozess Holdern (die Personen, die zukünftig Belonio Cards über das Cockpit verwalten dürfen = idealerweise Benefit-Piloten)

• Vollmacht für das Bankengeschäft - Vollmacht, dass der Accountholder ein Konto eröffnen darf (Beispiel in unserer Mail vorzufinden)

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Ablauf der Kontoeinrichtung

Schritt 1:

• Standort Ihrer Organisation: Deutschland
• Sind Sie gesetzlicher Vertreter? Entsprechend anwählen
• Um welche Art von Organisation handelt es sich? Entsprechend anwählen

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Schritt 2:

• E-Mail-Adresse entsprechend eintragen von dir als Account Holder

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Schritt 3:

• Name der Organisation
• Registrierungsnummer der Firma
• USt-ID der Firma
• Adresse der Firma

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Schritt 4:

• Die Geschäftstätigkeit des Unternehmens wird angegeben.

1. 1. Sowie das erwartete Transaktionsvolumen des Kontos wird erfasst.
      👉 Berechnungsgrundlage: Mitarbeiteranzahl × 50 € monatlich → Das Volumen kann später bei Bedarf angepasst werden. Swan benötigt dies als Informationen, mit welchem Volumen bei dem Unternehmen gerechnet werden kann. 

   2. Die Beschreibung des Geschäfts ist für Swan wichtig. Es wird geprüft, ob das Unternehmen z.B. mit verbotenen Waren handelt (Waffen)

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Schritt 5:

Es wird nun die Person eingetragen, die im Transparenzregister als wirtschaftlich Berechtigter (UBO – Ultimate Beneficial Owner) aufgeführt ist. Dabei werden folgende Daten benötigt:

• Name, Geburtsdatum & Geburtsort des UBO

• Art der Kontrolle

👉 Wichtig: Ist kein UBO im Transparenzregister verzeichnet, wird der gesetzliche Vertreter als wirtschaftlich Berechtigter eingetragen. Grundlage für diese Angaben ist das Transparenzregister oder Handelsregister.

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Schritt 6:

Nun werden zwei Dokumente hochgeladen:

• • Identitätsdokument (Personalausweis o. Reisepass) in Farbe (Vorder- und Rückseite) des im Handelsregister genannten gesetzlichen Vertreters

  • Vollmacht, unterschrieben vom gesetzlichen Vertreter

 

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Schritt 7:

Abschließend musst du als Account Holder eine Identitätsprüfung (KYC) am Handy durchführen. Wobei du dein Geburtsort, Geburtsdatum etc. angeben musst. Zusätzlich musst du deinen Perso mit deinem Handy scannen und ein Gesicht, um diesen in der Prüfung von Swan abgleichen zu können.

➡️Nach Abschluss wird dies an Swan automatisch übermittelt und wir erhalten zeitnah eine Rückmeldung von Swan, ob noch eine Nachreichung gefordert wird oder ob das Konto eröffnet werden konnte. 

Schritt 8 (optional):

Soll ein Benefitpilot/eine Benefitpilotin Rechte erhalten, über das Belonio Cockpit zukünftig Belonio Cards zu verwalten, ist eine Anlage für diese Person ebenfalls nötig.

Dafür wirst du automatisch nach der Aktion am Handy über den Computer zu diesem Screen geleitet:

Dort klickst du bitte auf den linken Bereich "Einloggen bei Web-Banking" und anschließend auf "Anmeldung zum Online-Banking", wo du dich erneut mit deiner Handynummer verifizieren musst.

Anschließend gelangst du zu diesem Bereich:

 

Klicke auf Mitglieder links und auf den lila Button "Neu"

Trage die Daten der Person, die ebenfalls die Belonio Cards verwalten soll, entsprechend ein und wähle bei den Berechtigungen alles außer "Kann Empfänger verwalten" aus.

Nachdem Klicken auf "Weiter" wirst du im letzten Schritt aufgefordert, die Adresse der Person einzutragen, sowie ihre Steuer-ID.

Damit erhält die Person eine Benachrichtigung, sich ebenfalls zu identifizieren und der Prozess ist abgeschlossen.