Du möchtest einen Report über die Ticket-Beträge generieren, die für den JobWay Fahrtkostenzuschuss von deinem Team eingereicht wurden? Hier sind die Besonderheiten bei Reports für diesen Benefit!
Rufen wir uns noch einmal in Erinnerung, wie der JobWay Fahrtkostenzuschuss für ÖPNV-Tickets mit Belonio funktioniert:
Nutzerinnen und Nutzer haben während des laufenden Monats durchgängig Gelegenheit, Fahrkarten mit Gültigkeit aus jenem Monat für den Fahrtkostenzuschuss einzureichen. Diese Frist endet jeweils am Monatsletzten.
So arbeitet das System mit den Daten weiter:
Das System überprüft daher immer erst am Monatsersten des Folgemonats, welche Tickets im Belegbereich vorliegen. Das System kann also erst am Morgen nach Monatsende definitiv wissen, welche Beträge eingereicht wurden, da Empfängerinnen und Empfänger des Benefits wirklich bis 23.59 Uhr des Vortags Zeit haben, noch Belege einzureichen.
So generierst Du die Daten für den JobWay-Report:
Anhand eines Beispiels:
Bea Belonio möchte der Lohn-Buchhaltung die JobWay-Werte aus dem März 2024 bereitstellen.
Wie wir weiter oben gesehen haben, wartet sie damit bis zum 1. April.
- gegen Mittag des 1. Aprils setzt sie sich an den PC und öffnet das Firmencockpit unter cockpit.belonio.app
- sie navigiert im Hauptmenü zum Punkt "Reports"
- im Bereich "Format oder Art des Reports" wählt Bea das Format, was die Buchhaltung benötigt (z.B. Benefits Report Excel (Belonio Standard))
- rechts daneben wählt sie als Referenzmonat "April 2024", da am 1. April das System die Werte für den März ausliest
- abschließend klickt Bea den Button "anfordern", das System generiert jetzt den Report aus den Daten:
Sobald der angeforderte Report in der Liste auf der Report-Seite auftaucht und der Download-Button erschienen ist, kann Bea die Datei herunterladen und an die Lohn-Buchhaltung versenden:
Die Lohn-Buchhaltung kümmert sich um die Überweisung der rückwirkenden Erstattungsbeträge mit dem nächsten Gehalt für alle Mitarbeitenden.