Kita-Zuschuss (JobKidsCare)
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      FAQ für Unternehmen: JobKidsCare / KiTa-Zuschuss

      In diesem Artikel fassen wir die wichtigsten Informationen zum KiTa-Betreuungskostenzuschuss via Belonio zusammen

      Themenabschnitte im Artikel:

      Einrichtung

      Ein JobKidsCare-Budget für Mitarbeitende via Cockpit einstellen

      Fragen und Fakten rund um JobKidsCare

      Wie stelle ich ein Budget für den Betreuungskostenzuschuss ein?

      Login als Admin via der Web-Adresse cockpit.belonio.app
      → navigieren zur Mitarbeiterin/zum Mitarbeiter via der Mitarbeitendenliste, öffnen des Accounts per Einfach-Klick
      → öffnen des Benefits JobKidsCare:  Direkter Start auf dem Reiter "Buchung"
      → hinzufügen einer monatlichen JobKidsCare-Budgetbuchung via "Plus"-Button am rechten Bildrand
      → ausfüllen der notwendigen Daten* und Bestätigung per Speichern:

      *Das Feld Vorname/Geburtsdatum kann auch mit einem Kürzel oder Synonym (z.B. "K1 - 21.03.19") geführt werden. Wichtig ist die Unterscheidbarkeit der Zuschuss-Abos bei mehreren Kindern einer Person.

      Fragen und Fakten zu JobKidsCare  mit Belonio

      Werden die reinen Betreuungskosten oder auch die Verpflegung des Kindes in der KiTa übernommen? Gibt es dabei einen Höchstbetrag? 

      Der Betreuungskostenzuschuss beinhaltet sowohl die Betreuungskosten als auch die Verpflegungskosten für ein nicht-schulpflichtiges Kind in dessen Betreuungseinrichtung. Unternehmen können die Kosten in voller Höhe übernehmen, es gibt keine Obergrenze.

      Sind nur Betreuungskosten für KiTa-Kinder oder z.B. auch schulische Betreuungskosten erstattungsfähig?

      Die Kostenübernahme kann nur für die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder in betrieblichen oder außerbetrieblichen Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen übernommen werden.

      Arbeitgeberleistungen für den Unterricht eines Kindes sowie für Leistungen, die nicht unmittelbar der Betreuung eines Kindes dienen, z. B. für die Beförderung zwischen Wohnung und Kindergarten, sind lohnsteuerpflichtig und fallen nicht unter die erstattungsfähigen Kosten via JobKidsCare.

      Wird von Mitarbeitenden ein Kostennachweis für den KiTa-Zuschuss (JobKidsCare) benötigt?

      Ja,  um für Unternehmen Rechtssicherheit zu gewährleisten wird ein Kostennachweis benötigt.

      Mitarbeitende reichen den Kostennachweis innerhalb Belonio als Fotodatei ein.

      Welche Form von Kostennachweis wird akzeptiert?

      In der Regel stellen Betreuungseinrichtungen eine Rechnung, die einzureichen ist. Wenn gerade keine aktuelle Rechnung vorliegt,  kann die letztmalig erhaltene Rechnung mit einer manuell eingestellten Gültigkeitsdauer bis zum Monatsletzten eingestellt werden. Das System erinnert dann automatisch jeden Monat daran, einen neuen Kostennachweis einzureichen. So wird sichergestellt, dass immer das neueste verfügbare Dokument hinterlegt wird.

      Alternativ ist auch ein Kontoauszug akzeptabel, wenn darauf die wichtigsten Informationen (Name der Einrichtung, eindeutiger Verwendungszweck, Abrechnungszeitraum) enthalten sind. 

      Eine Person kann den Nachweis nicht selbst digital zur Verfügung stellen. Können wir als Unternehmen den Kostennachweis stattdessen in Belonio hinterlegen?

      Ja, dies ist ebenfalls möglich!

      Der Pfad innerhalb des Cockpits gestaltet sich wie folgt:

      Login als Admin via cockpit.belonio.app
      → navigieren zur Mitarbeiterin/zum Mitarbeiter via der Mitarbeitendenliste, öffnen des Accounts per Einfach-Klick
      → öffnen des Benefits JobKidsCare:  Hier Navigation zum Reiter "Anhänge" und Upload eines Dokumentes via "Plus"-Button am rechten Bildrand, oder per Drag-and-Drop:

       Welche Kriterien muss der Nachweis erfüllen?

      • Nachweise werden für alle Zeiträume benötigt, in denen der KiTa-Zuschuss von Arbeitgebenden gewährt wird.
      • auf dem Nachweis müssen die Kosten für alle Kinder, die berücksichtig werden sollen, abgebildet sein
      • Der im Dokument ausgewiesene Betreuungs-Zeitraum umfasst i.d.R. ein KiTajahr (üblicherweise ca. August-Juli) und ist dementsprechend mindestens jährlich fällig, bei entsprechend datierter Ausstellung der Betreuungseinrichtung kann der Zeitraum auch kürzer ausfallen
      • Mit Ende eines Gültigkeitszeitraums ist immer ein Anschluss-Dokument fällig. Beim Upload jedes Kostennachweises wird die im Foto-Dokument ausgewiesene Gültigkeitsdauer angegeben. Belonio erinnert Mitarbeitende dann mit Ablauf dieses Zeitraums an die fällige Bereitstellung des Anschlussnachweises für Betreuungskosten

      Was passiert, wenn unsere Mitarbeitenden den Nachweis nicht leisten?

      Zum Januar 2024 haben wir noch einmal mehr Rechtssicherheit: Nur noch Accounts, in denen der Betreuungskosten-Nachweis vorliegt, qualifizieren sich auch für die Abbildung des Zuschusses via Belonio. Analog praktizieren wir diese Nachweispflicht bereits erfolgreich in den Benefits JobInternet und JobWay.

      Bitte beachten:
      Buchung nach Bestätigung erst ab dem laufenden Monat

      Selbst wenn der Arbeitgeber schon seit mehreren Monaten die richtigen Einstellungen für den Benefit hinterlegt hat, kann die Zuschuss-Abbildung erst ab dem Monat erfolgen, in dem die Kostenbestätigung durch Mitarbeitende erledigt wird. Ungenutztes Budget aus Vormonaten wird nicht nachträglich gewährt!

      💡 GUT ZU WISSEN:

      Hinterlegung der Nachweise aus dem gesamten Firmencockpit überprüfen

      Ausstehende Nachweisdokumente für JobKidsCare erkennen Arbeitgebende daran, dass die Buchung  von JobKidsCare für die Person in den verspäteten Aufladungen verbleibt.

      Ebenfalls werden die Benefit-Pilot*innen (=Admins) des jeweiligen Cockpits auf dem Start-Dashboard über ausstehende Nachweise informiert. 

      Will man einmal insgesamt für das Unternehmen wissen, wer die Kostenbestätigung noch nicht hochgeladen hat und dieses Wissen aus dem System exportieren, können Arbeitgebende auch den so genannten Zustimmungs-Report generieren und downloaden.

      Wie erhalten unsere Mitarbeitenden ihre Kostenerstattung für den Betreuungszuschuss?

      Belonio stellt mit den Reports die Daten für eine rückwirkende Erstattung mit dem nächsten Monatsgehalt zur Verfügung. Bitte generieren Sie den Report für JobKidsCare nach diesem Schema:

      Beispielablauf Kostenerstattung JobKidsCare

      Sie gewähren Ihren Mitarbeitenden im Januar 2024 erstmalig JobKidsCare.
      Die Belegschaft hat also ab dem Monat Januar die Möglichkeit, entsprechende Nachweise einzureichen.
      Am 1. Februar generieren Sie deshalb einen Report für den Benefit JobKidsCare mit dem Bezugsmonat "Februar", da erst am Monatsersten des Folgemonats Februar feststeht, wer bis einschließlich 31.  Januar einen gültigen Kostennachweis hochgeladen hat.

      Mit der Gehaltsüberweisung im Februar erstatten Sie dann selbstständig mit der betriebsinternen Lohnbuchhaltung die Betreuungskosten aus dem Januar.